Como Colocar Assinatura Eletrônica em Documento

A assinatura eletrônica tornou-se uma ferramenta essencial no mundo digital, facilitando a formalização de contratos, acordos e outros documentos sem a necessidade de papel ou deslocamentos físicos. 

Se você está buscando uma maneira de adicionar uma assinatura eletrônica a seus documentos, este guia fornecerá um passo a passo detalhado, abordando como fazer isso de forma gratuita e eficiente.

O que é Assinatura Eletrônica?

A assinatura eletrônica é um método digital para autenticar e validar documentos. Ela substitui a assinatura manuscrita tradicional, oferecendo uma maneira prática e segura de assinar documentos online. 

As assinaturas eletrônicas podem ser tão simples quanto uma imagem digitalizada da sua assinatura manuscrita ou tão sofisticadas quanto assinaturas digitais criptografadas, que utilizam tecnologia avançada para garantir a integridade e autenticidade do documento.

Tipos de Assinaturas Eletrônicas

1. Assinatura Eletrônica Simples: Geralmente é uma imagem digitalizada da assinatura manuscrita ou uma assinatura criada com uma ferramenta digital.
2. Assinatura Eletrônica Avançada: Utiliza métodos de verificação, como códigos enviados por SMS ou e-mail, para confirmar a identidade do signatário.
3. Assinatura Digital: Baseada em criptografia, oferece um alto nível de segurança e garante a integridade e autenticidade do documento.

Benefícios da Assinatura Eletrônica

Agilidade e Eficiência

Adicionar uma assinatura eletrônica a um documento elimina a necessidade de imprimir, assinar manualmente e escanear ou enviar documentos por correio. Esse processo simplificado acelera a formalização de documentos e permite que as partes envolvidas concluam a assinatura de maneira rápida e conveniente.

Economia de Custos

Utilizar assinatura eletrônica reduz os custos associados ao papel, impressão e envio de documentos. Com a assinatura eletrônica gratuita, você pode economizar ainda mais, já que não é necessário investir em serviços pagos para realizar a assinatura.

Segurança e Integridade

A assinatura eletrônica utiliza tecnologias que garantem a integridade do documento e a autenticidade da assinatura. Isso ajuda a proteger contra fraudes e alterações não autorizadas.

Acessibilidade

Você pode assinar documentos a partir de qualquer lugar, usando dispositivos móveis ou computadores, tornando o processo mais acessível e conveniente.

Como Colocar Assinatura Eletrônica em Documento

Escolha de uma Ferramenta de Assinatura Eletrônica Gratuita

Para colocar uma assinatura eletrônica em um documento, você precisará de uma ferramenta ou plataforma que ofereça esse serviço. Existem várias opções gratuitas disponíveis que permitem adicionar assinaturas eletrônicas sem custos.

Plataformas Gratuitas Populares:

• DocuSign: Oferece uma opção gratuita que permite a assinatura de um número limitado de documentos por mês.
• HelloSign: Disponibiliza um plano gratuito com a possibilidade de assinar documentos e enviar para outros assinarem.
• SignRequest: Oferece uma versão gratuita com funcionalidades básicas para adicionar assinaturas eletrônicas a documentos.

Passo a Passo:

1. Acesse o site da plataforma de assinatura eletrônica gratuita escolhida.
2. Crie uma conta ou faça login, se já tiver uma.
3. Navegue pelas opções e selecione a ferramenta adequada.

Criação ou Upload do Documento

Depois de selecionar uma plataforma, você precisará criar ou fazer o upload do documento ao qual deseja adicionar a assinatura eletrônica.

Passo a Passo:

1. Faça login na plataforma de assinatura eletrônica.
2. Selecione a opção para criar um novo documento ou fazer o upload de um documento existente.
3. Caso esteja criando um novo documento, insira o conteúdo necessário ou use um modelo disponível na plataforma.

Adição da Assinatura Eletrônica

Com o documento pronto, você pode adicionar a assinatura eletrônica. A maioria das plataformas oferece uma interface intuitiva para arrastar e soltar campos de assinatura no documento.

Passo a Passo:

1. Abra o documento na plataforma de assinatura eletrônica.
2. Utilize as ferramentas da plataforma para adicionar um campo de assinatura ao documento.
3. Selecione o local onde a assinatura deve aparecer e adicione o campo apropriado.
4. Se necessário, adicione outros campos, como data e iniciais.

Configuração e Envio do Documento

Após adicionar a assinatura eletrônica grátis, você pode configurar as opções de assinatura e enviar o documento para as partes envolvidas.

Passo a Passo:

1. Revise o documento para garantir que todos os campos de assinatura e informações estejam corretos.
2. Insira os e-mails dos signatários ou selecione os destinatários na plataforma.
3. Adicione uma mensagem personalizada, se desejar, e envie o documento para assinatura eletrônica.

. Assinatura do Documento

Os signatários receberão um e-mail com um link para acessar o documento e adicionar suas assinaturas eletrônicas. Eles seguirão as instruções fornecidas pela plataforma para completar o processo de assinatura.

Passo a Passo:

1. O signatário recebe um e-mail com um link para o documento.
2. Acesse o link e visualize o documento.
3. Adicione a assinatura eletrônica nos campos designados.
4. Complete qualquer outra informação necessária e envie o documento assinado.

Acompanhamento e Armazenamento

Após o envio, a plataforma permitirá que você acompanhe o status da assinatura e baixe o documento assinado. Armazene o documento assinado em um local seguro para futuras referências.

Passo a Passo:

1. Acesse a área de documentos enviados na plataforma.
2. Verifique o status das assinaturas.
3. Baixe o documento assinado e armazenado de forma segura.

Considerações Legais e de Segurança

Validade Jurídica

A assinatura eletrônica é reconhecida legalmente em muitas jurisdições, mas é importante garantir que você esteja em conformidade com as regulamentações locais. No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas e digitais, garantindo sua validade jurídica.

 Segurança de Dados

Escolha uma plataforma que ofereça altos padrões de segurança, como criptografia de dados e proteção contra fraudes. A segurança é fundamental para garantir que seus documentos e assinaturas estejam protegidos contra acessos não autorizados.

Autenticação de Identidade

Certifique-se de que a plataforma de assinatura eletrônica oferece métodos de autenticação para verificar a identidade dos signatários. Isso ajuda a assegurar que somente pessoas autorizadas assinem o documento.

Armazenamento Seguro

Armazene os documentos assinados eletronicamente em um local seguro. Utilize serviços de armazenamento na nuvem ou soluções de gerenciamento de documentos que ofereçam proteção e backup adequados.

Conclusão

Adicionar uma assinatura eletrônica a um documento é um processo simples e eficiente que pode economizar tempo e reduzir custos. Utilizando ferramentas gratuitas de assinatura eletrônica, você pode facilmente assinar documentos e gerenciar assinaturas sem gastos adicionais. 

Com a escolha da plataforma certa e seguindo os passos descritos, você garante que seus documentos sejam assinados de maneira segura e juridicamente válida. A adoção de assinatura eletrônica não apenas moderniza seus processos, mas também contribui para uma gestão documental mais ágil e eficiente.