5 dicas para organizar a sua semana de trabalho 

Organização é fundamental em várias áreas da vida para que todas elas obtenham sucesso e progresso de acordo com o esperado.  

O planejamento para isto vai além daquilo que deve ser realizado em períodos de 6, 8 ou 10 horas que despendemos, principalmente, no trabalho.

Precisamos contar, também, com qualquer imprevisto que apareça, portanto, devemos utilizar ferramentas que facilitem nosso desempenho profissional. Visto que este assunto, no âmbito de trabalho é assunto importante.

Esta organização não está associada apenas ao papel de colaborador que é realizado, mas também à empresa, que precisa oferecer o espaço físico asseado, a fim de que seja permitido organizar a rotina do dia a dia.

É importante que a empresa de zeladoria e portaria onde o trabalho é desenvolvido tenha fornecido o necessário para o desempenho das funções dos colaboradores. 

Organize o trabalho

Para isso, algumas dicas de organização no trabalho são:

1. Estipule metas alcançáveis;
2. Tire pausas para corrigir a postura e arrumar a mesa;
3. Divida os projetos em etapas se eles forem grandes;
4. Defina prazos para entrega de trabalhos ou projetos;
5. Evite a distração.

Manter a ordem e as condições do local onde passamos boa parte do tempo é fundamental. 

Estipule metas alcançáveis

Os prazos precisam ser cumpridos, portanto, avalie a possibilidade de conclusão dentro do período estipulado. 

Se preciso, negocie com o superior sobre os prazos anteriormente estipulados, de acordo com a prioridade. 

O atendimento das expectativas dos clientes é essencial para a empresa. Porém, conversar a respeito do cenário que se apresenta, em caso de atraso, é melhor do que causar uma decepção e ele não ser realizado.

Tire pausas para corrigir a postura e arrumar a mesa

Cuide do bem-estar físico particular e do ambiente onde exerce as atividades profissionais, as pausas são recomendadas durante a jornada. Elas devem ser a cada 40 ou 50 minutos aproximadamente. 

O cérebro não consegue concentração prolongada em uma mesma atividade, sem muita prática, sendo assim, beba água, café, realize alongamentos, levante da cadeira.

 Procure não deixar papéis espalhados, sobras de alimento ou qualquer outra coisa que possa prejudicar o desempenho do dia. Tudo o que é necessário deve ser deixado próximo, para facilitar.

Divida os projetos em etapas se eles forem grandes

Os projetos e trabalhos, se divididos em partes, são agilizados com maior facilidade. Desta forma a finalização tende a ser mais rápida. Ao definir estratégias identifique primeiro o cenário do cliente e do mercado.

 Depois consolide as informações e trace o plano de ação. A identificação deste processo segue três etapas: pesquisa, análise e confecção da estratégia a ser utilizada.

Defina prazos para entrega de trabalhos ou projetos

Defina prazos tangíveis em cada atividade, sendo assim, entenda o que é prioridade e o que é urgente. Este equilíbrio colabora na organização diária das atividades a serem cumpridas.

Ferramentas de gestão, como o Google Calendário ajuda com lembretes das coisas importantes na semana. 

Portanto, coloque o exame oftalmológico e facilite a organização do tempo a ser dispensado neste compromisso.

Evite a distração

Não deixe a distração atrapalhar para não perder o foco, se necessário, dispense o celular e peça para que o contato seja feito por meio de uma ligação ou e-mail em casos urgentes.

Tudo aquilo que possa provocar o desvio naquilo que está sendo realizado prejudica nos prazos de entrega, como também na qualidade do trabalho.

Por exemplo, precisando ir ao banho e tosa em gatos, que tal definir um prazo de tempo despendido nesta tarefa, para que possa chegar ao trabalho sem causar prejuízo perante os olhos do chefe.

Benefícios dessa organização

A importância de um planejamento semanal organizado traz produtividade e bons resultados. 

Por exemplo, enviar e-mail bem elaborado economiza tempo e dá prioridade a outras atividades mais importantes.

Sendo assim, alguns dos benefícios de organizar a semana são:

• Aumento da produtividade;
• Diminui o estresse;
• Otimiza a execução das tarefas;
• Aumenta a motivação;
• Diminui problemas de saúde e emocionais;
• Racionaliza os espaços facilitando a limpeza;
• Encontrar o que precisa mais rápido;
• Melhora a imagem da empresa diante dos stakeholders.

Lembrando que os stakeholders são pessoas e organizações que sofrem o impacto das ações dentro de uma empresa, e eles são importantes para o sucesso do negócio.

Os funcionários que trabalham com lavagem de tapetes grandes encontram rapidamente os materiais que precisam se a separação deles for realizada antecipadamente.

Portanto, ocorre a facilidade de monitorar as ações desenvolvidas, bem como a conclusão das tarefas, realizando uma distribuição bem mais equilibrada, fatalmente melhora todo e qualquer desempenho.

Por exemplo, tendo um cliente que necessita de informações sobre como fazer higienização ar condicionado residencial é possível distribuir a função para quem é de direito e poupar tempo para a realização de outras coisas.

Não deixe as tarefas difíceis para serem realizadas no mesmo dia, saiba equilibrar e definir entre o que é mais fácil e o que é mais difícil na rotina do trabalho. Desta forma a semana será mais leve e harmoniosa.

Portanto, se é difícil encontrar laços para pet shop atacado e isto vai demandar muito tempo, planeje cuidadosamente o horário em que isto poderá ser feito e o desempenho dentro do trabalho não será afetado

O planejamento semanal também auxilia outros colaboradores dentro da empresa. Se a grande parte deles estiver organizada, os projetos e prazos diante dos clientes serão cumpridos e os atritos diminuirão. 

Se a empresa atua no plano de manutenção de ar condicionado e os funcionários que atuam com este tipo de serviço estiverem em harmonia e concordância dentro do trabalho, restará tempo até para tomar um café em uma pausa.

A organização dentro do trabalho atinge a produtividade dos líderes também. Ela é um tema constante em avaliações realizadas pelo Departamento de Recursos Humanos. Mas, ela deve ser praticada e incentivada corriqueiramente.  

Muitas empresas são classificadas como sendo o melhor lugar para trabalhar. Isto ocorre por causa da construção do employer branding, traduzido como “marca empregadora”.

Ela é uma estratégia de marketing utilizada para criar uma ideia positiva da empresa como local de trabalho. Atrai talentos do mercado retendo os profissionais, muito utilizados no Departamento de Recrutamento e Seleção.

Se empresa está precisando de profissionais qualificados para retoque pintura automotiva, ao ter a implantação do employer branding estes funcionários capacitados terão interesse e serão atraídos pelo trabalho.

Cada colaborador na empresa, de acordo com a função e a distribuição de tarefas terá a forma mais adequada na organização da jornada. Investimentos no gerenciamento de projetos facilitam tudo isto.

Cada projeto na jornada semanal de trabalho precisa ser gerenciado, existem ferramentas digitais que mostram o que está acontecendo dentro da empresa e realizam monitoramento eficiente.

Ferramentas para organização

Lista de tarefas, cronogramas, acompanhamento do progresso e compartilhar arquivos são necessidades corriqueiras. 

A importância dada a estes pontos podem ganhar atenção dos gerentes, conquistando a aceitação das equipes envolvidas. Portanto, algumas ferramentas utilizadas são:

• Microsoft Project (planeja e gerencia o trabalho);
• Jira (apresenta produtos para desenvolvedores e gerentes);
• Artia (software que contempla necessidades de equipes e gerentes);
• GanttProject (apresenta fases do projeto para pequenas e médias empresas);
• Bitrix24 (foca na colaboração de equipes unindo times);
• Asana (o diferencial é a linha do tempo do cronograma);
• Wrike (transforma e-mails em tarefas);
• Trello (acompanha o status do fluxo de trabalho e entregas).

São opções variadas e depende da necessidade de cada empresa, portanto, é necessário conhecer o perfil dos profissionais do time com o qual o trabalho é realizado.

Além de tudo o que já foi citado, para se ter produtividade no trabalho durante a semana:

• Faça uma lista diária das tarefas;
• Inicie pelas atividades mais difíceis;
• Cronometre as tarefas;
• Realize um isolamento se for necessário;
• Faça reuniões em pé;
• Defina dias de foco nas atividades individuais;
• Crie rotina de alinhamento semanal da equipe.

Escreva tudo o que é necessário fazer pela manhã, alguns minutos despendidos diminuem o esforço ao longo do dia tendo consciência do que é esperado.

Realizar as tarefas que são menos apreciadas traz produtividade ao trabalho e vai sendo retirada a “obrigação” da frente e isto causa grande motivação. As mais simples e prazerosas ficam para o final.

Considerações finais

Portanto, ter conhecimento de quanto tempo é gasto em uma atividade evita momentos de distração. A técnica pomodoro maximiza o tempo e a eficiência no trabalho.

Esta técnica é baseada no comprometimento de despender 25 minutos em completa concentração em uma atividade específica, realizando uma pausa de 5 minutos.

As pausas realizadas devem ser produtivas. Verificar e-mails a todo momento é improdutivo. Até mesmo verificar notícias ruins no Facebook. Portanto, procrastinar não é uma solução adequada.

A cada 60 ou 90 minutos de trabalho, faça uma desconexão de 15 a 20 minutos, mais ou menos. Isto organiza a atividade em blocos. Portanto, a produtividade também aumenta.

Mesmo que na empresa não seja utilizado o conceito open space (espaço aberto), sem divisórias, algumas vezes é necessário o isolamento, encontrando o ritmo adequado para trabalhar, aumenta o foco.

Reuniões intermináveis trazem informações desnecessárias por serem, às vezes, muito formais. Portanto, reuniões em pé, em um local aberto tende a economizar tempo para outras atividades.

Reveja a lista de atividades no final do dia, esvazie o cérebro das preocupações e caso algo não tenha sido finalizado retorna com o assunto no dia seguinte, para recomeçar a jornada.

A perda de tempo com atividades chatas e repetitivas causa desmotivação, portanto, dedique tempo naquilo que é importante para o negócio. O uso das tecnologias disponíveis conduzem a uma melhor organização dia a dia ou semanalmente. 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.